5 tips voor ondernemers om samen te werken met een Virtual Assistant

Ben jij zelfstandig ondernemer en denk jij erover om een Virtual Assistant (VA) in te schakelen? Lees hieronder dan 5 tips over het samenwerken met een VA. Sinds 2 jaar werk ik zelfstandig als Virtual Assistent en intussen bedien ik, samen met mijn business partner Mariëlle Elsing, een flink aantal klanten. Dat geeft veel informatie over de samenwerking met een VA en dat wil ik hier graag delen.

Geen idee wat een Virtual Assistant is? Deze term wordt gelukkig steeds bekender, maar houdt in dat VA’s voornamelijk virtueel met ondernemers samenwerken. Denk bijvoorbeeld aan agendabeheer, beheer van je website en social media, de organisatie van evenementen en je financiële administratie. Maar wat nog fijner is: VA’s zijn er ook om met jou te sparren! Wij denken graag met je mee om je business op orde te krijgen en een boost te geven.

Het voordeel van het inschakelen van een Virtual Assistant is dat dit ook mogelijk is voor een klein aantal uren in de maand. Zeer waarschijnlijk heb je niet iemand fulltime nodig, maar zou het al heerlijk zijn om (een aantal van) bovengenoemde zaken over te laten aan een professional die betrokken, accuraat en klantvriendelijk is. Een ander voordeel is dat wij iedere dag goed bereikbaar zijn, omdat wij voornamelijk virtueel werken en en onze dagindeling veelal zelf bepalen. Voor jou (én voor jouw klanten) is het alsof wij er altijd zijn.

 

En dan nu de tips!

  1. Maak duidelijke afspraken

Denk van te voren goed over na over waar je als ondernemer een VA voor wilt inzetten en zet het op papier. Waar je tevens over na kunt denken is wat je zou willen doen als je tijd over hebt (waar je dankzij je VA dan aan toe gaat komen).

Ook belangrijk is een goede inschatting te maken over het aantal uur dat je de VA wilt inschakelen en spreek dat ook af en zet het op papier. Er kunnen later in de samenwerking altijd nieuwe afspraken worden gemaakt over het aantal uur, maar laat er vooral geen onduidelijkheid over bestaan.

 

  1. Wees duidelijk in wat je wel en niet wilt

Als je gaat starten met samenwerken met een VA wees dan duidelijk over wat je wel en niet wilt. De een geeft meteen alles uit handen en de ander doet dit stap voor stap en heeft gewoon wat langer de tijd nodig om het vertrouwen te krijgen dat zaken lopen zoals hij of zij dat graag ziet. Veel ondernemers zijn zelf al jaren bezig met alle zaken rondom het ondernemerschap en vinden het vaak toch lastig om dingen los te laten en niet iedere keer te checken of alles loopt. Zorg dat je vertrouwen krijgt in de VA. Als dat er niet is, gaat de samenwerking niet goed werken en loop je nog meer vast.

 

  1. Manier van samenwerken

Bespreek met de VA hoe er samengewerkt gaat worden. Er zijn veel (online) mogelijkheden om efficiënt te communiceren en samen te werken. Bespreek samen wat past. Wil je liever 1 x per week telefonisch overleggen, plan dit dan in. Maak je liever gebruik van online tools als Trello of Wunderlist om de verschillende zaken te prioriteren, ga dan hiermee aan de slag. Vergeet ook zeker niet om deadlines af te spreken wanneer iets af moet zijn. Dit voorkomt teleurstellingen en ergernis. VA’s kennen veel online tools om hun werk efficiënt te doen, maak dus zeker gebruik van die kennis.

 

  1. Deel jouw manier van werken

Iedereen heeft zijn eigen manier van werken. Deel jouw manier van werken met de VA. Heb je een bepaalde structuur waarop je je dag indeelt? Vertel het de VA, hij of zij zal daar rekening mee houden. Datzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor jouw manier van communiceren met jouw klanten. Als je dat laat weten aan de VA, dan zal hij of zij die manier ook toepassen.

 

  1. Evalueer!

Spreek een periode af om te evalueren hoe de samenwerking verloopt en of de samenwerking wordt voortgezet. Bespreek wat er goed gaat en waar nog aandacht aan moet worden besteedt en kom hier ook op terug. Sleutelwoorden in de samenwerking met VA’s zijn openheid, duidelijkheid en vertrouwen.

 

Heb je een goede samenwerking met de VA gevonden? Dan zou het resultaat moeten zijn: meer focus, meer omzet en meer doen waar jij gelukkig van wordt! It takes teamwork to make a dream work!

Lees de ervaringen van onze klanten op onze website: https://elleofficesupport.com/elles-opdrachtgeversensamenwerkingsverbanden/ of neem contact met ons op: 0172-263010.

 

Lieve groet van Mirelle