Vallen, opstaan en weer door

bicycle

Ondernemen is als leren lopen of leren fietsen. Met al je kracht sta je op en probeer je je doel te bereiken. Bij het leren fietsen bijvoorbeeld; je gaat op het zadel zitten en probeert uit alle macht te trappen maar tegelijkertijd ook je evenwicht te bewaren. Ondernemen is net zo….

Natuurlijk kunnen wij jullie altijd de leuke kanten vertellen van het ondernemen en uiteraard zijn wij heel trots op waar we nu staan. Maar geloof mij; door vallen en opstaan zijn wij hier gekomen. Het is niet alleen maar rozengeur en maneschijn. Vallen doet pijn, maar je moet en wilt door.

Terug in de tijd

Ruim twee jaar geleden besloten wij om Elle Office Support op te richten. Mirelle kon al snel starten mede door haar warme netwerk waar zij uiteraard heel dankbaar voor is. Een klein jaar later kon ik eindelijk aan de voorkant mee werken. Het bijzondere is dat wij merkten dat wij precies op dezelfde momenten hoogte- en dieptepunten ervaarden, alleen voor mij een jaar later. Na een maand zaaien, zaaien en zaaien kreeg ik eindelijk mijn eerste klant. Niet snel daarna kwam de tweede en zo groeide het gestaag verder, tot het op een gegeven moment stilviel. En lang stilviel. Jullie mogen eerlijk weten dat ik mijn twijfels gehad heb of dit wel succesvol kon zijn voor mij en er is echt een moment geweest waarop ik er serieus over dacht om te stoppen. Het voordeel van met zijn tweeën zijn is dat je een collega/businesspartner hebt die tegen je aan praat en je weer op het juiste spoor zet. Mirelle deed een pleister op mijn wond en zette mij weer op mijn fiets met een liefdevolle duw de goede richting op. Het was aan mij om weer te gaan trappen en om mijn evenwicht langer vast te houden.

Uiteraard ben ik nog een aantal keer gevallen maar gelukkig durfde ik zelf weer op te stappen en door te fietsen. Dat wil niet zeggen dat het geen pijn deed. Het vallen deed en doet soms pijn. Ook de hobbels waren soms hoog waardoor het landen op het zadel pijnlijk was en is. Bijvoorbeeld vrienden en familie. Het onbegrip voor de uren die je maakt (en als groeiende ondernemer zijn dat er veel). Geen tijd hebben voor vrienden of even een bezoekje brengen aan ouders of familie. Werken in de avonden en weekenden. Want zodra je stilstaat raak je je evenwicht kwijt en val je.

In het nu staan

Dan komt er een moment dat het tijd is om te kijken naar je fiets. Heb ik de juiste fiets en past deze wel bij mij? Ik heb namelijk zomaar een fiets gepakt en ben op weg gegaan.

Toen ik op dit punt kwam, ben ik ook heel kritisch naar mijzelf gaan kijken. Wie ben ik eigenlijk? Al snel kwam ik erachter dat ik in de loop der jaren best veranderd ben. Een totaal andere kijk op het leven. Waarbij ik vroeger een allemansvriend was, ben ik mij steeds meer gaan beseffen dat ik er ook mag zijn. Bij deze verandering kwam ook een stukje onzekerheid kijken. Tja… de meeste mensen die mij kennen (en mij ook goed kennen) hoor ik nu zeggen: ‘onzeker? Jij”. Ja, ik ben onzeker. Wat ik het meest gehoord heb de afgelopen jaren is dat men altijd tegen mij zei bij de tegenslagen die ik mocht ondervinden: ‘oh, maar jij komt er wel of ‘oh, maar jij bent zo’n sterke vrouw; dat lukt jou makkelijk’. Dat is hoe men mij ziet maar waarom klopt dit dan niet bij hoe ik mij voel?

Om zakelijk verder te kunnen groeien, moet je ook persoonlijk groeien. Dus heb ik daar mijn weg in gevonden door een lieve coach te vinden, Liseth Bijland, die mij helpt om te groeien in wie ik ben. Zij leert mij met veel liefde en geduld naar mijzelf te kijken. Ze heeft mij wijze lessen geleerd.  Laat de dingen daar waar ze horen of bij wie ze horen. Zijn ze niet van jou? Blijf er dan van af en loop door. Iedereen heeft recht op zijn eigen emotie en eigen mening. Is dit niet jouw emotie of mening. Laat het dan bij diegene waar het hoort.
Verbind je niet met iedere emotie die niet waar is. Vraag je altijd af of deze emotie waar is en of je je daarmee wilt verbinden. Dient het je? Dan verbind je je ermee, zo niet laat deze dan los. Mocht je je toch verbinden met een emotie die jou niet dient dan hoef je jezelf er ook niet op te veroordelen. Bedenk dan; dit mag er ook even zijn. Blijf jezelf voldoende liefhebben!

Dus al val je met je fiets bedenk je dan dat de pleister er is om geen oordeel te hebben want vallen mag en de pleister verzacht je pijn.

“Mindfulness is simply

Being aware of what is happening right now without wishing it were different.

Enjoying the pleasant without holding on when it changes.
(which it will)

Being with the unpleasant without fearing it will always be this way.
(Which it won’t)”

Toekomst

Uiteraard blijf ik fietsen en blijf ik zeer kritisch op mijn fiets of deze nog steeds bij mij past en bij mij hoort. Ik kies nu alleen nog maar voor de dingen waar ik achter sta en kijk niet meer naar de oordelen van anderen. Ik heb mijzelf steeds meer lief.

Dit heeft ook zijn weerslag op Elle Office Support. In de afgelopen twee jaar zijn wij nog nooit zo hard en snel gegroeid als nu in de afgelopen maanden. Steeds weer evalueren wij en kijken wij waar we staan. Steeds meer leren wij om op voorhand een pad te kiezen waar we heen willen en daarop te acteren. Hierdoor kom je minder voor verrassingen te staan en zijn de hobbels minder hoog waardoor je tijdens het fietsen minder pijn ervaart.

Sinds kort werken wij samen met Marion van der Giessen en Lucienne de Swart. Twee toppers die onze groei bevorderen. Want het is een feit dat Elle Office Support steeds vaker gevonden en benaderd wordt en daar zijn wij echt maar wat trots op! Om te kunnen acteren op onze toekomst zijn wij nu druk bezig om nog meer geweldige VA’s (Virtual Assistant) aan ons netwerk te kunnen toevoegen.

Ons doel is om onze klanten zo goed mogelijk te bedienen met de juiste mensen op de juiste plaats door zoveel mogelijk kennis in ons netwerk te hebben. Een goede VA of PA kan niet alles, een goede VA of PA kent haar kwaliteiten maar durft ook zeker aan te geven dat iets niet haar vakgebied is.

Wie springt er met ons op de fiets en wil er met ons een geweldige fietstocht maken? Bel ons op 0172-263010 of mail ons op info@elleofficesupport.nl en laat het ons weten!

 

Met lieve groet,

Mariëlle Elsing

5 tips voor ondernemers om samen te werken met een Virtual Assistant

It takes teamwork to make a dream work

Ben jij zelfstandig ondernemer en denk jij erover om een Virtual Assistant (VA) in te schakelen? Lees hieronder dan 5 tips over het samenwerken met een VA. Sinds 2 jaar werk ik zelfstandig als Virtual Assistent en intussen bedien ik, samen met mijn business partner Mariëlle Elsing, een flink aantal klanten. Dat geeft veel informatie over de samenwerking met een VA en dat wil ik hier graag delen.

Geen idee wat een Virtual Assistant is? Deze term wordt gelukkig steeds bekender, maar houdt in dat VA’s voornamelijk virtueel met ondernemers samenwerken. Denk bijvoorbeeld aan agendabeheer, beheer van je website en social media, de organisatie van evenementen en je financiële administratie. Maar wat nog fijner is: VA’s zijn er ook om met jou te sparren! Wij denken graag met je mee om je business op orde te krijgen en een boost te geven.

Het voordeel van het inschakelen van een Virtual Assistant is dat dit ook mogelijk is voor een klein aantal uren in de maand. Zeer waarschijnlijk heb je niet iemand fulltime nodig, maar zou het al heerlijk zijn om (een aantal van) bovengenoemde zaken over te laten aan een professional die betrokken, accuraat en klantvriendelijk is. Een ander voordeel is dat wij iedere dag goed bereikbaar zijn, omdat wij voornamelijk virtueel werken en en onze dagindeling veelal zelf bepalen. Voor jou (én voor jouw klanten) is het alsof wij er altijd zijn.

 

En dan nu de tips!

  1. Maak duidelijke afspraken

Denk van te voren goed over na over waar je als ondernemer een VA voor wilt inzetten en zet het op papier. Waar je tevens over na kunt denken is wat je zou willen doen als je tijd over hebt (waar je dankzij je VA dan aan toe gaat komen).

Ook belangrijk is een goede inschatting te maken over het aantal uur dat je de VA wilt inschakelen en spreek dat ook af en zet het op papier. Er kunnen later in de samenwerking altijd nieuwe afspraken worden gemaakt over het aantal uur, maar laat er vooral geen onduidelijkheid over bestaan.

 

  1. Wees duidelijk in wat je wel en niet wilt

Als je gaat starten met samenwerken met een VA wees dan duidelijk over wat je wel en niet wilt. De een geeft meteen alles uit handen en de ander doet dit stap voor stap en heeft gewoon wat langer de tijd nodig om het vertrouwen te krijgen dat zaken lopen zoals hij of zij dat graag ziet. Veel ondernemers zijn zelf al jaren bezig met alle zaken rondom het ondernemerschap en vinden het vaak toch lastig om dingen los te laten en niet iedere keer te checken of alles loopt. Zorg dat je vertrouwen krijgt in de VA. Als dat er niet is, gaat de samenwerking niet goed werken en loop je nog meer vast.

 

  1. Manier van samenwerken

Bespreek met de VA hoe er samengewerkt gaat worden. Er zijn veel (online) mogelijkheden om efficiënt te communiceren en samen te werken. Bespreek samen wat past. Wil je liever 1 x per week telefonisch overleggen, plan dit dan in. Maak je liever gebruik van online tools als Trello of Wunderlist om de verschillende zaken te prioriteren, ga dan hiermee aan de slag. Vergeet ook zeker niet om deadlines af te spreken wanneer iets af moet zijn. Dit voorkomt teleurstellingen en ergernis. VA’s kennen veel online tools om hun werk efficiënt te doen, maak dus zeker gebruik van die kennis.

 

  1. Deel jouw manier van werken

Iedereen heeft zijn eigen manier van werken. Deel jouw manier van werken met de VA. Heb je een bepaalde structuur waarop je je dag indeelt? Vertel het de VA, hij of zij zal daar rekening mee houden. Datzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor jouw manier van communiceren met jouw klanten. Als je dat laat weten aan de VA, dan zal hij of zij die manier ook toepassen.

 

  1. Evalueer!

Spreek een periode af om te evalueren hoe de samenwerking verloopt en of de samenwerking wordt voortgezet. Bespreek wat er goed gaat en waar nog aandacht aan moet worden besteedt en kom hier ook op terug. Sleutelwoorden in de samenwerking met VA’s zijn openheid, duidelijkheid en vertrouwen.

 

Heb je een goede samenwerking met de VA gevonden? Dan zou het resultaat moeten zijn: meer focus, meer omzet en meer doen waar jij gelukkig van wordt! It takes teamwork to make a dream work!

Lees de ervaringen van onze klanten op onze website: http://elleofficesupport.com/elles-opdrachtgeversensamenwerkingsverbanden/ of neem contact met ons op: 0172-263010.

 

Lieve groet van Mirelle

Van sprint naar marathon en verder

Gisteravond zat ik op de bank en bedacht ik mij wat is er een hoop gebeurd dit jaar. Zakelijk maar zeker ook privé want wat heeft mijn gezin zich moeten aanpassen in het afgelopen jaar. Zo liet ik het hele jaar de revue eens passeren.

Eerste sprint

Begin van het jaar stond ik nog in de afwachtingsmodus en dan niet één ‘zittend op de bank’, nee in de startblokken je weet het wel: je voelt die kracht om te willen gaan rennen maar wacht op dat startschot. Die afwachtmodus dus. En wat wilde ik graag gaan rennen, heel hard. Daar klonk het startschot, ik zette af en gaf al mijn kracht om de vaart erin te krijgen. Ik rende en rende en ging maar door maar waar naartoe?

De marathon

Als snel kwam ik erachter dat ik deze race niet moest gaan lopen als een sprint maar meer een marathon. En ik verminderde vaart. Op mijn gemak keek ik om mij heen. Had al aardig wat klanten die ik mocht bedienen en ik was tevreden. Het verliep rustig. Had alle tijd voor de randzaken die komen kijken bij het runnen van een bedrijf. Deed de boekhouding, zo af en toe eens een blogje, kon gezellig netwerken zo her en der. Het liep eigenlijk wel oké.

Dat begon te kriebelen, ik kwam halverwege het jaar op een punt waarbij ik dacht wel oké, wat is wel oké en waarom neem ik genoegen met wel oké. Mirelle kwam terug van vakantie en we hebben eens om de tafel gezeten. Wat willen we en waar willen we naar toe? Is het wel oké goed genoeg voor ons of willen we meer? Eigenlijk kwamen we al snel tot de conclusie dat we meer uit ons bedrijf willen halen. Meer uitdaging meer op de toekomst gericht. Daar kwam de mindset om de hoek kijken.

Inzetten tweede sprint

Vanaf het moment dat wij iets meer vaart bij gaven in mijn marathonrun gebeurde er van alles. Er kwam een samenwerking op ons pad met Accountor, we werden benaderd om vrijwilligerswerk te doen vanuit Elle voor een hele mooie stichting Kenchaan. We werden gevraagd voor een promotiefilm voor Weblish en hielden daar zelf ook een mooie film aan over. We kregen de vraag of we geïnterviewd mochten worden over hoe wij samenwerken (Mirelle en ik). Dat bracht ons in een flow.

Er ging nog een tandje bij. Door al die mooie dingen om ons heen groeide ook gestaag ons klantenbestand. De vraag naar ondersteuning vanuit Elle werd steeds groter en we merkte echt dat de vraag niet meer persoonsgericht kwam, maar dat de ondersteuning vanuit het bedrijf gevraagd werd. Elle Office Support wordt benaderd en niet meer Mirelle en Mariëlle. Dat voelde in het begin best een beetje gek aan. Maar we hebben hier wel op ingestuurd en ons beleid op aangepast. Zo hebben we SharePoint ingericht zodat wij altijd alle bestanden op 1 plek hebben staan, per opdrachtgever. Gesprekken met nieuwe klanten zijn we totaal anders gaan aanpakken. We gaan afzonderlijk van elkaar naar gesprekken en ‘verkopen’ Elle inmiddels als een bureau. Ook gaan we nu geregeld samen gesprekken aan en starten we samen de werkzaamheden op voor een opdrachtgever.

Tweede sprint

Door deze aanpak bleven we maar groeien. En groei betekent ook harder lopen en zo werd de pas weer iets versneld. De vraag naar het beantwoorden van de telefoon van klanten kwam ook steeds vaker onze kant op. En inmiddels liepen we met meerdere mobiels van opdrachtgevers die wij beantwoorden. Dat moet ook anders kunnen bedachten we. We komen nu op een punt dat we moeten gaan investeren in ons bedrijf. We moeten blijven ontwikkelen en op zoek naar de behoefte van onze opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers. Er komt een nieuwe dienst bij vanaf januari 2017 starten wij met Elle’s telefoondienst.

Hiervoor hebben wij een VOIP centrale aangeschaft met de benodigde middelen welke inmiddels twee weken geleden geïnstalleerd zijn. Verder zijn we druk bezig om onze diensten uit te bereiden met een secretariaatsscan. Hierover in onze nieuwsbrief in januari meer.

Ook merken wij dat we steeds vaker op pad zijn naar bestaande opdrachtgevers om zo weer even elkaar te kunnen zien en te evalueren. Maar ook naar potentiele nieuwe opdrachtgevers. Het vervoersmiddel werd dus steeds belangrijker. Dus kwamen daar onze “Elle”-auto’s en de belettering hiervan. Je merkt het al, met alle groei komen er ook steeds meer interne zaken bij. Ook dit moesten we gaan inpassen en structuur aanbrengen. Daar werd het intern overleg geboren. Een vast moment in de week en twee vaste dagen in de week dat we samenwerken.

De afgelopen maanden is Elle zo aan het groeien dat we inmiddels weer aan het sprinten zijn. Maar deze sprint voelt anders dan de sprint waar ik mee begon. Deze sprint voelt meer als sprint waarvoor we getraind hebben een sprint met uithoudingsvermogen. Intern lopen de zaken nu soepel waardoor nieuwe dingen makkelijk opgepakt kunnen worden en efficiënt verlopen. We krijgen nog steeds vanuit verschillende hoeken aanvragen voor ondersteuning en inmiddels werken we beide meer dan fulltime voor onze opdrachtgevers en aan Elle Office Support.

Het is druk en we hebben het druk maar we maken ons niet druk omdat we alles goed onder controle hebben. We zijn al weer aan het kijken naar de toekomst en hebben weer doelen gesteld voor 2017. Meer gaan samenwerken met andere concullega’s, de telefoondienst promoten en uitbreiden, op zoek naar een goed kantoor waar we voldoende werkplekken kunnen organiseren en vooral veel op pad.

Inzetten deel twee van de marathon

Een gecontroleerde sprint die weer rustig afneemt naar een marathonrun zodat we weer voldoende kunnen trainen voor onze volgende sprint. Want ja, wij zijn ons ervan bewust dat je een marathon veel langer volhoudt dan een sprint maar die sprinten tussen door maken die marathonrun veel leuker!

Met lieve groet,

Mariëlle Elsing

www.elleofficesupport.com
marielle.elsing@elleofficesupport.com

Voortschrijdend inzicht

Voortschrijdend inzicht

Het is alweer even geleden dat ik een blog heb geschreven. Vakantie, veel klantgesprekken en het opstarten van nieuwe samenwerkingen maakten dat ik er niet aan toe kwam. Nu er weer even lucht is, bedacht ik me dat ik ondertussen heel anders aan het werk ben dan een aantal maanden geleden en dat wil ik graag met jullie delen. Wellicht heb je er iets aan.

Elle Office Support krijgt het steeds drukker en ikzelf ondersteun dagelijks 6 vaste opdrachtgevers en Mariëlle en ik werken ook veel samen voor opdrachtgevers. Dit heeft zich langzaam opgebouwd in de afgelopen maanden en het werd tijd voor een andere manier van werken. Want waar ik voorheen nog prima kon schakelen van de een naar de andere klant gedurende de dag, gaat dit nu echt niet meer werken.

Een aantal zaken heb ik anders aangepakt:

Start van de dag

Voor mij werkt het het beste als ik alle zaken die ‘moeten’ afgehandeld heb voordat ik aan het werk ga. Dus dingen rondom de kinderen en school, boodschappen doen etc. doe ik eerst en daarna ga ik aan de slag. Als ik dat niet doe, blijf ik toch wat onrustig en dat werkt niet goed voor mij.

Ik stel per dag de prioriteiten en vul op basis daarvan de uren die ik die dag ga besteden aan de klanten in.

Stoppen met multi-tasken

Voorheen liet ik me redelijk meevoeren met de waan van de dag. Met een redelijk aantal klanten was dat nog best goed te doen. Nu bepaal ik voordat ik start al welke uren aan welke klanten gaan worden besteed en werk ik hier gedurende de dag in blokken aan. De mailboxen van de andere klanten gaan uit en komen later op de dag weer terug op mijn vizier.

Het beantwoorden van de telefoon is hierop uiteraard een uitzondering, maar dit is prima te doen. Deze manier van werken helpt mij te focussen, maakt me rustiger en behoedt mij voor het maken van fouten.

Pauze!

Tja… hier ga ik best vaak de mis in, zeker als ik alleen thuis werk. Dan sta ik in de ‘GO’-stand. Als ik met Mariëlle samenwerk, nemen we hier meer de tijd voor. We maken gezellig een lunch voor elkaar klaar en genieten daar ook echt van. Tijdens onze pauze fantaseren we vaak over de toekomst van Elle Office Support. Waardevolle momenten!

Loslaten

Soms gebeuren er dingen op een dag waarvan je even niet weet hoe je ze op moet lossen. Ik heb ondertussen geleerd dat niet alles meteen hoeft te worden opgepakt en opgelost. Hoe dienstbaar ik ook ben; niet alles kan nu…. Het grappige is dat veel zaken zich uiteindelijk vanzelf oplossen. Hoe fijn is dat!

Er is één uitzondering die wel ‘nu’ moet en dat is techniek. Als de techniek niet goed werkt, kan ik als Virtual Assistant mijn werk niet uitvoeren en dat kan natuurlijk niet! Gelukkig weet ik zelf inmiddels veel en heb ik mijn man als back up; hij werkt in de IT. Ik weet niet of hij er zo blij mee is maar hij staat altijd voor ons klaar en denkt ook echt met ons mee op dat gebied.

Planning
Er zijn regelmatig terugkerende werkzaamheden. Deze zijn goed in te plannen en dat doe ik door veel gebruik te maken van online tools als Wunderlist en Trello. Het maakt mijn hoofd leeg omdat ik weet dat die zaken gepland zijn. Ik neem ook echt de tijd om planningen te maken. Heerlijk als ik me niet druk hoef te maken dat ik iets vergeet.

Alle bovenstaande zaken maken dat ik goed mijn werk kan doen. Heb jij nog goede tips? Laat het ons weten!

Liefs van Mirelle

www.elleofficesupport.com

mirelle.petit@elleofficesupport.com

 

Waar stond ik, waar sta ik en waar ga ik heen…

De laatste tijd merk ik dat ik veel terugkijk op de laatste jaren van mijn leven en mij dan bedenk: jeetje…. wat is er toch veel gebeurd en wat is er eigenlijk allemaal gebeurd. Vooral dat laatste is wel een dingetje zeg maar. Wat is er eigenlijk allemaal gebeurd?

Laat ik alvast een ding verklappen, ik ben nooit het type geweest waarbij alles voor de wind ging. Dat ben ik niet en dat hoort ook niet bij mij. Ik wil graag ergens komen, maar het moet niet te makkelijk gaan. Ik wil graag die heuvels beklimmen en moeite doen om er te komen. Nu moet ik wel meteen de kanttekening maken, je hebt heuvels en bergen. Heuvels zijn okay maar die bergen kwam ik de laatste jaren wel erg vaak tegen.

Waar stond ik…..

Dat is lastig want tja, waar stond ik nu eigenlijk in mijn leven? Op het moment van zijn in het verleden was ik daar minder bewust mee bezig. Ik deed mijn ding en deed vooral wat men verwachtte. Ik runde een bedrijf genaamd ‘gezin’ en ik probeerde nog een baan naast mijn ‘bedrijfje’ te runnen. Op zich ging mij dat best redelijk af tot ik op een moment in mijn leven dacht, is dit het? Is dit wat ik wil. Ik kwam al heel snel tot de conclusie dat ik deze vraag met nee moest beantwoorden. En hoe verder? Want het beantwoorden van deze vraag was niet heel lastig. Dan komt de vraag: wat wil je dan wel? Tja… wat wil ik dan wel verzuchtte ik heel vaak. Wat wil ik eigenlijk? Vertellen wat je niet meer wilt kan iedereen, maar stel jezelf eens de vraag wat je wel wilt.

Goed, dat er dingen anders moesten daar was ik wel uit. het bedrijfje dat ik runde, dat kon anders. Ik leerde mijzelf meer bewust te zijn van wat ik heb en daarvan te genieten. Langzaam begon ik mijn gezin niet meer te zien als bedrijfje maar als toegevoegde waarde aan mijn leven. Ook bedacht ik mij dat ik niet gelukkig was in mijn werk. Ook daaraan ging ik werken. Ik startte een opleiding en wat was dat heerlijk. Niet meer op de automatische piloot, maar mijn hersenen aan het werk zetten. Twee maal eerder heb ik mensen geholpen bij het opzetten van een bedrijf. Dit maakte mij gelukkig. En eindelijk durfde ik de wens uit te spreken dat ik graag mijn eigen bedrijf wilde gaan beginnen. Nu ik het hardop uitgesproken had, wilde ik het ook concreet gaan maken. Die bergen kwamen ook in deze periode. Mijn geest gaf aan dat waar ik stond, zij niet langer wilde blijven kamperen. Maar ook mijn lichaam ging mij in de steek laten. Ik moest verder, niet langer meer blijven in het nu maar de rails neer gaan leggen voor mijn reis. Die zijsporen kwamen wel, want op het rechte spoor blijven dat past gewoon niet bij mij. Daar ben ik veel te nieuwgierig voor en ik wil veel te graag ervaren wat een zijspoor mij kan brengen en of ik daar weer mijn nieuwe spoor van kan maken. Dus gooide ik de kolen in de locomotief, warmde deze op en ging op reis. Een reis waarbij mijn trein vol zat met mensen, maar waar er een aantal van uitstapte bij een halte en er weer nieuwe passagiers een stuk met mij op weg gaan…….

Waar ga ik heen….

Ik leef nu veel minder in het nu. Ik ben veel meer bezig met de rails die aangelegd moet worden om door te kunnen gaan. Zonder rails geen reis. Laat ik voorop stellen dat ik een persoon ben die niet graag wil weten waar mijn reis eindigt, maar ik heb inmiddels wel duidelijk een beeld voor me. Vooral in ons bedrijf. Toen ik met Mirelle startte zo’n 1 ½ jaar geleden was dat beeld er al. Groeien, vooral groeien. Elle Office Support moest bekend worden. Ik zag enorm veel mogelijkheden en ik wilde eigenlijk alles tegelijk. Want samen kunnen wij zoveel! Niet alleen het op afstand werken als Virtueel Assistant of Personal Assistant, maar ook bijvoorbeeld de vaste opvang voor opdrachtgevers bij ziekte van personeel met als voordeel dat de opdrachtgever maar 1 keer iemand in hoeft te werken die dan altijd oproepbaar is. Het helpen van ondernemers in de groei van hun bedrijf.

Zo kan ik wel legio voorbeelden noemen. Ik heb geleerd om niet alles tegelijk te willen. Dat kan niet en dat kan ik ook niet aan. En daar komt weer die bekende vraag om de hoek kijken. Wat willen we dan wel? Waar staat Elle over 5 jaar. Daar kan ik wel antwoord op geven. Wij zien toch wel dat we met Elle iets moois in handen hebben. Ten eerste is ons voordeel dat we met z’n tweeën zijn. Bij ziekte of andere uitval kunnen we onze opdrachtgevers blijven bedienen. Ons systeem is zo ingericht dat overname van opdrachtgevers mogelijk is. Niet alle opdrachtgevers zullen hier gebruik van maken, maar de mogelijkheid is er. De rails die we bouwen loopt nu richting een fijn netwerk om ons heen. Er komen steeds meer opdrachten en leuke samenwerkingen onze kant op. We willen toe naar een bedrijf waarbij wij het vaste gezicht blijven voor opdrachtgevers maar waar het steeds meer voor gaat komen dat we opdrachten ook uitzetten in ons netwerk. We bieden dan nog steeds de gewenste Elle-kwaliteiten en zullen dit ook waarborgen. Voor de opdrachtgever houdt dit in dat hij 1 vast contactpersoon heeft binnen Elle. De opdrachtgever kan al zijn of haar vragen kwijt en wij zorgen ervoor dat de juiste persoon met de juiste kwaliteiten en kennis op de opdracht komt. Zo kunnen we nog breder diensten aan gaan bieden. Op dit moment, 1 ½ jaar na onze start, zijn we hier al mee bezig. Volop hebben we gespreken met ZZP’ers die totaal verschillende diensten aanbieden (van accountants tot tekstschrijvers en van mede VA’s tot recruiters).

De rails zijn wij aan het bouwen en de locomotief is op gang. Een ding staat vast: wij blijven het gezicht van Elle dat zal nooit veranderen.

Stel jij de vraag weleens? Wat wil jij nu eigenlijk en waar wil jij over 5 jaar zijn? Waar sta jij op dit moment? Sta je bewust in het nu of accepteer je het nu? Ik ben benieuwd of ook jij hiermee bezig bent. En vind je het leuk om samen eens onder het genot van een kopje thee of koffie je visie helder te maken vooral op zakelijk gebied, bel mij eens…. het is namelijk fantastisch om een rails te bouwen en je locomotief op te starten. Wie weet kunnen we een deel van de reis samen afleggen.

 

Lieve virtuele groet,

Mariëlle Elsing
06-24308042

Het ene leuke gesprek na het andere!

Verbinding

Er gebeurt veel in de wereld van de Virtual Assistants. Een aantal jaren geleden was deze wereld mij in ieder geval nog niet zo bekend. Ik had een vaste baan en daarin wel bezig met het plaats- en tijdonafhankelijk werken, maar dat dit zo groot zou worden voor mij had ik niet kunnen bedenken.

Voor VA’s zijn de mogelijkheden om je te ontwikkelen en/of ondersteuning te krijgen groot. De ene na de andere online training over ontwikkeling en ondersteuning op dit vakgebied wordt geïntroduceerd en gepromoot.  Er zijn veel mooie online tools die helpen dit werk efficiënt en in goede samenwerking te laten verlopen. Verder zijn er platforms waar Virtual Assistants elkaar helpen, informatie delen en opdrachten gunnen. Dit is een heel waardevol netwerk. Ik word tegenwoordig zelfs herkend in de supermarkt:-).

Het afgelopen jaar heb ik zelf een aantal keer zulke leuke, interessante gesprekken gehad met vakgenoten en mensen die heel graag de stap willen zetten. De gesprekken met reeds gestarte VA’s zijn heel open en oprecht en hebben mij, zeker in het begin, inzicht, houvast en vertrouwen gegeven. Het bijzondere is dat ik totaal geen onderlinge concurrentie ervaar, maar vooral de bereidheid om naar elkaar te luisteren en elkaar te helpen op welke manier dan ook.

De gesprekken met mensen die op weg zijn de stap te zetten naar VA vind ik echt leuk om te doen. Het is zo leuk om hun enthousiasme te zien en ik vind het gaaf dat zij hun weg naar mij hebben gevonden. En nu speelt zich steeds vaker in mijn hoofd af dat ik dit meer handen en voeten wil geven. Ik weet nog niet zo goed hoe, want, hoe gek dit ook mag klinken als VA, in dit soort gesprekken ben ik meer van het face to face dan van online. Ik wil reacties kunnen zien, de energie kunnen voelen, mensen in hun ogen kunnen kijken en ik geloof dat dit altijd onderdeel van ons menszijn zal blijven.

Van nature ben ik een helper, altijd en overal. Dit zou ik toch meer in moeten kunnen zetten én er succesvol in zijn…. De tijd zal het leren en ondertussen droom ik lekker verder en ga ik door met het voeren van dit soort gesprekken!

Ik ben benieuwd naar de mening van andere VA’s en de wensen en behoeften van andere, nog te starten VA’s. Zin en tijd om hierover in gesprek te gaan? Give me a call: +31 6 30646883 of mirelle.petit@elleofficesupport.com.

 

Lieve groet Mirelle

www.elleofficesupport.com

De meest gestelde vragen over het werken als VA

Meest gestelde vragen als VA

Sinds ik aan het werk ben als Virtual Assistant, Office Manager en Personal Assistant komen er vaak vragen van mensen uit mijn omgeving. Een van de eerste vragen die men stelt is: ‘Wat doe jij dan precies?”. Deze keer wil ik in mijn blog wat leuke vragen en opmerkingen met jullie delen.

Om bij de eerste te beginnen: “Wat doe jij nou precies”. Precies… dat is lastig uit te leggen en dat zit ‘m in het woord precies! Wil je precies weten wat ik doe? Kom dan een avond gezellig kletsen, dan kan ik het je precies uitleggen. Wel kan ik een aantal voorbeelden geven waardoor het duidelijk wordt. Ik beheer de agenda’s van mijn opdrachtgevers, ik zorg voor drukwerk, ik organiseer en regel evenementen, ik beheer mailboxen (ja, boxEN; er staan op een werkdag bij mij dus verschillende mailboxen open en deze piepen ook om aandacht), ik ben telefonisch bereikbaar voor opdrachtgevers maar ook voor hun klanten, ik verzorg poststromen, ik bewaak deadlines, ik verzorg de administratie (naast mijn eigen administratie) en ga zo maar door! Veel van de communicatie verloopt in het Engels omdat mijn opdrachtgevers internationaal werken. Kortom zeg ik altijd maar, ik ontzorg en ondersteun mijn opdrachtgevers daar waar ik kan en daar waar zij mij nodig hebben.

“Waar werk je dan?” Ik werk vanuit huis. Gekscherend gezegd, ik werk aan de keukentafel! Zo ben ik wel begonnen eigenlijk, aan de keukentafel. Voor mij werkte dit alleen niet. Ik kon mijn laptop maar niet met rust laten. Al roerend in de pannen stond ik mijn mails die binnen kwamen nog te beantwoorden. Dat wilde ik niet meer. Ik wilde die drang niet meer voelen om ‘nog even te kijken of er iets binnen was’. Gelukkig was er in huis nog een kamer over en manlief is zo vriendelijk geweest om hier een werkkamer van te maken. Nu moet ik mijn laptop daar achterlaten als ik een kopje koffie wil gaan doen, iets te eten ga maken of inderdaad aan het kokkerellen ga. En het is nog goed voor de beweging ook, want ik loop nu vaker de trap op en af;).

“Goh, dat is makkelijk; dan kan jij overdag lekker doen wat je wilt” Ja, het thuiswerken geeft zeker een bepaalde vrijheid en ook zeker het voor jezelf werken. Maar nee, niet zoals men dat vaak rooskleurig bedenkt. Ook ik sta gewoon vroeg op en start mijn laptop direct op (al voordat ik probeer een plaats in de badkamer te veroveren en geloof me met twee tieners in huis is dat niet altijd even makkelijk). Als iedereen dan naar school en werk is, ga ik dus ook aan de slag. Ik check eerst alle mailboxen en kijk of er een spoedklus is waar ik mee moet beginnen. Dan plan ik mijn uren in. Voor iedere opdrachtgever ben ik een aantal uur per week aan de slag. Zo zit ik dus met mijn timer keurig de uren bij te houden. Start ik voor opdrachtgever A, dan start ik mijn timer. Komt er iets tussendoor dan stop ik de timer en gaat hij voor opdrachtgever B aan. Maar ik probeer de uren die ik die dag per opdrachtgever moet maken achter elkaar te maken. Dat werkt het meest efficiënt. De deur uitgaan of even een was aanzetten natuurlijk kan dat! Maar dan loopt mijn timer niet en moet ik ergens die dag toch die uren maken. Zo ben ik dus ook niet ‘vrij’. Want ook op de, voor de meeste, verplichte vrije dagen moet mijn timer er echt aan geloven: hij moet lopen J (nu niet denken oh wat zielig of oh wat erg….. nee hoor want ook ik kan door goed plannen heus wel een dag of wat vrij zijn).

“Wat saai dat jij geen collega’s hebt en alleen thuis zit” Ook dat is niet zo! Ik heb een fantastische collega, Mirelle. Zo ontzettend blij mee! Daar waar andere VA’s, PA’s en Office Managers vaak wel alleen werken, werken wij tweemaal per week gezellig samen. De ene week is dat bij Mirelle en de andere week is dat bij mij. Samen gaan we ook naar netwerkborrels en doen wij ook onze eigen administratie. We kunnen elkaar opvangen bij ziekte of afwezigheid als de opdrachtgever dit wenst. We werken wel voor onze eigen opdrachtgevers. Ik moet eerlijk zeggen, die dagen zijn wel de gezelligste dagen van de week. We kunnen goed in stilte werken voor onze eigen opdrachtgevers maar we hebben ook steun aan elkaar. Even iets checken of om advies vragen is toch wel erg prettig.

“Dan ben je zeker wel rijk!” Dit is weleens gezegd en wordt ook vaak tegen de kinderen gezegd. Helaas…. Ik moet jullie dan echt uit die droom helpen. Nee, ik ben financieel niet rijk. Die boot ligt nog niet in de haven en mijn privéjet staat ook nog stil in de hangar. Natuurlijk is mijn uurloon anders dan die van een werknemer in loondienst. Maar, ik moet dan nog wel voor mijn pensioen zorgen. Bij ziekte word ik niet doorbetaald en bij een vrije dag zal ook mijn opdrachtgever mij niet doorbetalen. Ik moet dus zorgen dat ik meerdere potjes opbouw: een potje pensioen, een potje vrije dagen of vakantie, een potje ziek, een potje investeren in het bedrijf, een vooral niet te vergeten…. het bekende potje Belastingdienst! Financieel heb ik het niet slecht. Rijk ben ik zeker. Ik heb een geweldige baan en samen met Mirelle een fantastisch bedrijf wat maar blijft groeien en groeien. Daar ben ik ontzettend trots op!

En zo kan ik nog wel even doorgaan met de vragen die vaak gesteld worden.

Weet je wat mij nou leuk lijkt? Stel ons eens een vraag. Wat wil jij nou graag weten van of over ons. Alles mag gevraagd worden…. Oké bijna alles dan…..;). Bijvoorbeeld over Elle Office Support, onze samenwerking of over Mirelle of mij. Stel je vraag en wij geven antwoord.

 

Lieve virtuele groet,

Mariëlle

Het eerste jaar als zelfstandig ondernemer: zaaien én oogsten!

Het eerste jaar als zelfstandig ondernemer: zaaien én oogsten!

1 april 2016…. Geen grapje… Heerlijk lente én alweer 1 jaar Elle Office Support. Een moment om even bij stil te staan. De tijd is voorbij gevlogen en ik heb zoveel geleerd het afgelopen jaar.

  • Hoe ik mezelf moet positioneren en weet te onderscheiden.
  • Waar ik goed in ben en ook wat ik niet moet doen.
  • Hoe ik gewaardeerd word door opdrachtgevers én hun klanten.
  • Hoe waardevol mijn netwerk is, want als ik iets heb geleerd is dat het zo fijn is om mensen om je heen te hebben die weten wat je kunt en het je ook gunnen.
  • Hoe open mensen zijn als jij ook open en eerlijk bent en er daardoor nieuwe deuren opengaan.

Qua werk doe ik ook zoveel verschillende dingen. Geen dag is hetzelfde en dat geeft veel energie. Toen ik mijn vaste baan verloor en moest nadenken over wat ik verder wilde met mijn toekomst dacht ik; ‘Hoe ga ik aan leuke nieuwe baan komen waar ik goed tot mijn recht kom en mijn veelzijdigheid kan toepassen?’. Bij mijn oude werkgever deed ik zoveel verschillende dingen, dat zou ik nooit meer terugkrijgen in een baan bij een nieuwe organisatie. Met de stap naar een eigen bedrijf kan ik dat allemaal wel doen. Én meer, want ik ben zelf volop in ontwikkeling! Binnenkort meer hierover….

Doordat ik veel vanuit huis werk, ben ik heel flexibel. Ik kan urgente zaken vrijwel direct oppakken en dat is fijn. Dat is wat mij betreft het grootste voordeel van hoe het nu loopt. In het begin dacht ik dat ik het dynamische van het werken bij een organisatie heel erg zou gaan missen, maar dat valt me best mee. Ik heb dagelijks zoveel contact met andere mensen dat dit het gemis aan directe collega’s compenseert. Én vanaf 1 maart jl. heb ik er een zakenpartner bij waarmee ik heel fijn kan sparren. Voor nu vind ik het dynamisch genoeg!

Met de samenwerking tussen Mariëlle Elsing en mij ben ik echt heel blij. Naast dat we nu meer samen zaken kunnen oppakken, ontstaan er weer hele nieuwe dingen via haar netwerk. Zo is zij bezig met recruiten van medewerkers voor nieuwe opdrachtgevers en gaan we mogelijk samenwerkingen aan met grote organisaties. We worden opgemerkt, steeds meer ingezet en gewaardeerd. Hoe gaaf is dat!

Wat ik ook erg leuk vindt om te doen, is andere professionals in het vakgebied helpen. Ik word regelmatig benaderd door mensen die ook willen starten als zelfstandig office professional of net gestart zijn en het fijn vinden om te horen hoe het mij is gegaan en waar ik tegenaan loop. Van 2 van hen ben ik inmiddels hun mentor. Ik vind het best bijzonder dat mensen mij nu al weten te vinden en het voelt als erkenning voor mijn werk en inzet. Daar ben ik best een beetje trots op.

Starten als zelfstandige heeft gemaakt dat ik veel meer voel dat ik leef, dat ik iets kan betekenen en van waarde ben. Gezaaid en nu mag ik oogsten. Ik kijk terug op een waardevol en leerzaam jaar en ik wil hierbij mijn opdrachtgevers bedanken voor hun feedback en vertrouwen in mij, mijn netwerk voor hun referenties en waardevolle bijdragen en mijn thuisfront én zakenpartner voor hun steun, geduld en enthousiasme.

Dit eerste jaar was ook best een onrustig jaar. Ik moest nog maar zien of me zou lukken om met mooie opdrachten bezig te zijn en hopelijk voor de lange termijn. Daar hoef ik me niet meer zo druk om te maken; ik ben echt superblij met de dingen die ik momenteel doe en allemaal op de lange termijn. Dus komend jaar wordt een jaar van mijn huidige opdrachten bestendigen, nieuwe zaken oppakken samen met Mariëlle, netwerken én genieten. Vanavond vieren we in ieder geval een klein feestje met onze gezinnen. Quality time!

Voor nu een heel fijn weekend en op naar een mooi, nieuw jaar.

Lieve groet van Mirelle

Creëren van je toekomst

Eerste blog Mariëlle Elsing

Natuurlijk ga ik mij ook voorstellen, maar eerst wil ik iets anders delen.

Eind 2014 zat ik met Mirelle aan de koffie. Mirelle had net te horen gekregen dat ze bij haar huidige werkgever niet kon blijven en ik had te horen gekregen dat ik mijn huidige werk niet meer kon voortzetten. Tja, wat dan? Als vrouw zijnde zou je zeggen veel chocolade en tissues! Maar nee, beide zijn we niet personen die zich ergens bij neerleggen. Vooruitkijken, denken in mogelijkheden en oplossingen. En daar werd het idee geboren: waarom gaan we niet samenwerken? En zo gebeurde het dat Elle Office Support werd geboren. “Elle” is afgeleid van onze namen MirELLE en MariELLE en in ons logo komt de M terug.

Helaas kwamen we op het punt dat Mirelle alleen moest starten. Voor mij een ontzettende teleurstelling, maar oh wat ben ik trots op Mirelle hoe ze het aandurfde en wat heeft ze Elle Office Support al tot een hoog niveau gebracht. Fantastisch hoe ze doorging en gesprek na gesprek aanging met nieuwe opdrachtgevers. Achter de schermen bleef ik betrokken bij Elle. Ik probeerde Mirelle bij te staan met adviezen, een luisterend oor en vooral als een sparringpartner.

En daar kwam eindelijk het moment voor mij dat ik echt mijn steentje bij kan gaan dragen.

Dus mag ik mij even voorstellen: mijn naam is Mariëlle Elsing, 42 jaar, moeder van twee tieners en al 7 jaar samenwonend met mijn partner. In heel mijn carrière speelt dienstverlening een grote rol. Ik kan wel zeggen dat ik graag dienend werk, maar ik denk ook graag mee in oplossingen. Waar ik het meest van geniet is om zaken op orde te stellen. Ik zet graag ideeën om in werkbare situaties, om zo een mooie basis te creëren. Openheid, eerlijkheid en persoonlijke betrokkenheid zijn erg belangrijk, zowel zakelijk als privé. Ik werk graag en ik werk graag hard. Wat anderen nog over mij zeggen is dat ik altijd positief ben ingesteld. Op de website van Elle Office Support kun je zien wat mijn ervaringen zijn of neem contact op: 06-24308042 om van gedachten te wisselen over waar ik je bij kan helpen.

Met veel plezier heb ik mijn eerste blog geschreven en ik hoop er in de toekomst nog veel meer te mogen schrijven. Blijf ons volgen en graag tot de volgende keer.

“Sta niet te lang stil bij wat niet kan, kijk naar de mogelijkheden. De beste manier om je toekomst te voorspellen, is haar zelf te creëren.”

Lieve groet,

Mariëlle

Zakenvrouw-momentjes

Mijn moeder vertelde laatst dat ik vroeger heb gezegd dat ik ooit zakenvrouw van het jaar ga worden…. Ha! Ik wist niet meer dat ik dat gezegd heb en mijn ambitie is dat ook niet per se, maar ik voel me wel een beetje een zakenvrouw.

Tegenwoordig doorkruis ik het land om acquisitie- en vervolggesprekken te voeren. Na een goede voorbereiding stap ik de auto in op weg naar de plaats van bestemming en kom ik standaard een half uur te vroeg aan….. Vervolgens loop ik binnen in het doolhof van mega grote kantoorgebouwen, mooie outfit aan, laptop-tas over mijn schouder, op zoek naar dat ene kantoor waar ik Elle Office Support verder mag introduceren. Ik ben me op dat soort momenten heel erg bewust van dat ik daar rondloop en wat een kansen er zijn én hoe leuk ik het vind om daarmee bezig te zijn (zakenvrouw-momentje nr. 1).

Natuurlijk ervaar ik een gezonde dosis spanning, maar gesprekken voeren gaat me steeds beter af. Ik voel me zeker en weet steeds beter wat ik wel en niet wil doen en maak betere keuzes. En blijkbaar straal ik dat ook uit, want steeds meer organisaties hebben vertrouwen in de diensten van Elle Office Support (zakenvrouw-momentje nr. 2).

Daar ben ik natuurlijk supertrots op. Maar wat ik vooral bijzonder vind, is hoe ik aan opdrachten kom. Ik kan het zo gek niet bedenken of het gebeurt: door het voeren van een gezellig gesprekje op een verjaardag; een toevallig contact via een van mijn huidige opdrachtgevers; via het volgen van een opleiding; door samenwerking met vakgenoten. Binnen no time heb ik weer een afspraak om verder te praten. (zakenvrouw-momentje nr. 3). Wow! Het gevoel dat ik dan heb laat zich maar moeilijk omschrijven, maar trots en ongeloof komen in de buurt.

Ik geloof dat ik daar wel aan kan wennen. Laat de nieuwe, spannende dingen maar komen. Ik ben steeds beter voorbereid!

To be continued….

 

 

Lieve groet Mirelle