Voortschrijdend inzicht

Voortschrijdend inzicht

Het is alweer even geleden dat ik een blog heb geschreven. Vakantie, veel klantgesprekken en het opstarten van nieuwe samenwerkingen maakten dat ik er niet aan toe kwam. Nu er weer even lucht is, bedacht ik me dat ik ondertussen heel anders aan het werk ben dan een aantal maanden geleden en dat wil ik graag met jullie delen. Wellicht heb je er iets aan.

Elle Office Support krijgt het steeds drukker en ikzelf ondersteun dagelijks 6 vaste opdrachtgevers en Mariëlle en ik werken ook veel samen voor opdrachtgevers. Dit heeft zich langzaam opgebouwd in de afgelopen maanden en het werd tijd voor een andere manier van werken. Want waar ik voorheen nog prima kon schakelen van de een naar de andere klant gedurende de dag, gaat dit nu echt niet meer werken.

Een aantal zaken heb ik anders aangepakt:

Start van de dag

Voor mij werkt het het beste als ik alle zaken die ‘moeten’ afgehandeld heb voordat ik aan het werk ga. Dus dingen rondom de kinderen en school, boodschappen doen etc. doe ik eerst en daarna ga ik aan de slag. Als ik dat niet doe, blijf ik toch wat onrustig en dat werkt niet goed voor mij.

Ik stel per dag de prioriteiten en vul op basis daarvan de uren die ik die dag ga besteden aan de klanten in.

Stoppen met multi-tasken

Voorheen liet ik me redelijk meevoeren met de waan van de dag. Met een redelijk aantal klanten was dat nog best goed te doen. Nu bepaal ik voordat ik start al welke uren aan welke klanten gaan worden besteed en werk ik hier gedurende de dag in blokken aan. De mailboxen van de andere klanten gaan uit en komen later op de dag weer terug op mijn vizier.

Het beantwoorden van de telefoon is hierop uiteraard een uitzondering, maar dit is prima te doen. Deze manier van werken helpt mij te focussen, maakt me rustiger en behoedt mij voor het maken van fouten.

Pauze!

Tja… hier ga ik best vaak de mis in, zeker als ik alleen thuis werk. Dan sta ik in de ‘GO’-stand. Als ik met Mariëlle samenwerk, nemen we hier meer de tijd voor. We maken gezellig een lunch voor elkaar klaar en genieten daar ook echt van. Tijdens onze pauze fantaseren we vaak over de toekomst van Elle Office Support. Waardevolle momenten!

Loslaten

Soms gebeuren er dingen op een dag waarvan je even niet weet hoe je ze op moet lossen. Ik heb ondertussen geleerd dat niet alles meteen hoeft te worden opgepakt en opgelost. Hoe dienstbaar ik ook ben; niet alles kan nu…. Het grappige is dat veel zaken zich uiteindelijk vanzelf oplossen. Hoe fijn is dat!

Er is één uitzondering die wel ‘nu’ moet en dat is techniek. Als de techniek niet goed werkt, kan ik als Virtual Assistant mijn werk niet uitvoeren en dat kan natuurlijk niet! Gelukkig weet ik zelf inmiddels veel en heb ik mijn man als back up; hij werkt in de IT. Ik weet niet of hij er zo blij mee is maar hij staat altijd voor ons klaar en denkt ook echt met ons mee op dat gebied.

Planning
Er zijn regelmatig terugkerende werkzaamheden. Deze zijn goed in te plannen en dat doe ik door veel gebruik te maken van online tools als Wunderlist en Trello. Het maakt mijn hoofd leeg omdat ik weet dat die zaken gepland zijn. Ik neem ook echt de tijd om planningen te maken. Heerlijk als ik me niet druk hoef te maken dat ik iets vergeet.

Alle bovenstaande zaken maken dat ik goed mijn werk kan doen. Heb jij nog goede tips? Laat het ons weten!

Liefs van Mirelle

www.elleofficesupport.com

mirelle.petit@elleofficesupport.com